Guide du stagiaire à l'étranger

Japon

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Démarches Administratives

 

Pour effectuer un stage au Japon, deux cas de figure sont possibles selon votre situation :

 

1/ Le stage est non rémunéré et d’une durée inférieure à trois mois. Dans ce cas-là, les étudiants français sont exemptent de visa, même s’ils souhaitent prolonger leur séjour sur place pour des raisons personnelles (installation, tourisme, cours divers etc). Ils peuvent donc partir en stage avec seulement un passeport valide au moins 6 mois après la date prévue de retour en France.

 

2/ Dans le cas où le stage est rémunéré et/ou d’une durée supérieure à trois mois, il faut obligatoirement  un visa de stage. Afin d’obtenir ce visa, il vous faudra fournir les papiers suivants :

 

• Passeport en cours de validité (non biométrique accepté)

• Formulaire de demande de visa (les signatures figurant sur le passeport et le formulaire doivent être uniformes)

• Une photo d’identité datant de moins de 6 mois à coller sur le formulaire

• Réservation du billet d’avion aller-retour (billets électroniques acceptés)

• Certificat de scolarité

• Trois derniers relevés de comptes bancaires

• Convention de stage tripartite

La convention doit comporter les signatures et cachets originaux de l’Université française et de la structure d’accueil japonaise, ainsi que la signature du demandeur de visa.

• Attestation de stage obligatoire émise par l’Université ou l’école (en-tête et cachet obligatoire)

• Lettre d’acceptation de la structure d’accueil japonaise (en-tête et sceau obligatoire)

• Attestation d’emploi du signataire de la lettre d’acceptation (sceau obligatoire)

• Documents présentant la structure d’accueil (brochures, copies du site internet, etc)

• Preuve d’hébergement (réservation d’hôtel, bail, famille d’accueil, etc)

 

 

Des documents de garanties supplémentaires peuvent être exigés par l’ambassade afin d’obtenir davantage de garanties financières. Il est donc recommandé par précaution d’apporter les documents suivants :

 

• 3 dernières fiches de paye d’une personne pouvant se porter financièrement garant pour le demandeur pendant son séjour au Japon

• 3 derniers relevés de compte bancaire du garant

• 1 lettre de prise en charge du garant

• 1 copie d’une pièce d’identité en cours de validité du garant

 

En plus de ces documents, les étudiants dont le stage est rémunéré devront obtenir un COE (Certificate of Eligibility). Son obtention ne s’effectue pas auprès des ambassades du Japon à l’étranger, mais auprès du bureau japonais de l’immigration.

 

La durée d’examen des dossiers demande de visa pouvant être assez longue, vous êtes priés de tenir compte de ce délai avant de déposer votre demande. En général, un délai de 3 à 5 jours ouvrables est observé à la délivrance d’un visa. Cependant, certains cas peuvent nécessiter plusieurs semaines. Tant que la demande de visa n’est pas déposée, il est impossible de communiquer un délai moyen d’émission de visa. De ce fait, il est vivement déconseillé aux demandeurs de visa de déposer leur dossier à la dernière minute.

Le retrait des visas s’effectue à partir du jour inscrit sur le ticket de retrait remis à l’intéressé au moment du dépôt de sa demande.

 

Les demandeurs de visa habitant en province ou dans l’incapacité de se déplacer pour récupérer leur passeport présenteront au moment du dépôt de la demande de visa :

• Une enveloppe CHRONOPOST libellée à leur adresse

• Un chèque pour le règlement des frais de visas

 

L’Ambassade décline toute responsabilité relative à la perte d’un passeport suite à son envoi par courrier.

 

La durée de stage ne doit en aucun cas être dépassée, si vous voulez rester ne serait-ce qu’un mois de plus dans le pays il vous faudra en faire la demande auprès de l’immigration japonaise (procédure d’extension de visa). Si vous ne le faites pas et que néanmoins vous restez au Japon, vous prenez le risque d’être en overstay et donc vous voir refuser un nouveau visa la prochaine fois que vous en ferez la demande. A partir du moment où vous avez fait votre demande d’extension de visa, vous ne pouvez plus sortir du pays sans en avoir eu la réponse. Dans ce cas, l’overstay est justifié et votre séjour est automatiquement prolongé à partir du jour du dépôt de la demande, jusqu’à ce que vous receviez votre réponse.

 

 

Qu’est-ce qu’un COE ?

 

Il est délivré avant une demande de visa par l’autorité d’immigration du Japon. Il fait titre de preuve qu’un étranger remplit les conditions de débarquement au Japon, incluant notamment les exigences que l’activité dans laquelle le ressortissant étranger désir s’engager au Japon au moment de l’examen d’entrée du territoire n’est pas frauduleuse et relève d’un statut de résidence stipulé dans la Loi sur le contrôle d’immigration.

Un ressortissant étranger en possession d’un COE peut se voir délivrer un visa plus facilement auprès d’une ambassade ou d’un consulat dans le délai de traitement standard (cinq jours ouvrables). Toutefois, la délivrance du visa n’est pas garantie.

Même dans le cas où l’objectif est de passer un long séjour, la demande de visa peut être faite directement à l’ambassade ou au consulat sans ce certificat. Mais soyez conscient du fait que, dans ce cas, il sera nécessaire de présenter un grand nombre de documents de vérification en plus de ceux ci-dessous. Ce qui aura pour conséquence de rallonger la période d’obtention du visa (plusieurs mois sont à prévoir). En effet, ces documents seront transmis à l’immigration Japonaise la plus proche pour l’examen du dossier.

 

Le COE peut être demandé par plusieurs personnes :

- Le demandeur, (vous même si vous êtes au Japon)

- Un employé de votre entreprise ou école au Japon dans laquelle vous avez été accepté, ou par procuration.

- Le représentant légal du demandeur

- Un membre d’une société d’intérêt public dont le directeur du bureau régional de l’immigration juge approprié (suite à une demande du demandeur ou du représentant légal du demandeur).

- Un avocat ou écrivain administratif (ndlr: profession spécifique au Japon) qui a donné notification, par l’intermédiaire de l’association du barreau ou l’association d’écrivains administratif à laquelle il appartient, le directeur du bureau régional de l’immigration qui a compétence sur la zone où le bureau de l’association d’écrivain administratif est situé (suite à une demande du demandeur ou du représentant légal du demandeur).

 

Plusieurs documents sont nécessaires à l'obtension du COE :

• Formulaire de demande de COE – 1 copie

• Photo d'identité (4cm x 3cm) – 1 copie (la photo doit dater de moins de trois mois)

• Une enveloppe de retour par courrier avec timbre d’une valeur ¥ 380 (pour l’accusé de réception)

• Un document qui prouve le statut du mandataire (si un représentant légal ou un agent soumet le formulaire de demande au nom du demandeur)

• En principe, les documents et le matériel qui ont été soumis ne seront pas retournés. Si vous avez soumis toutes les copies originales des documents qui seraient difficiles pour vous de réobtenir, et si vous souhaitez les récupérer pour vous, veuillez en informer l’agent lorsque vous déposez votre demande.

 

Une fois le COE approuvé il est envoyé par courrier au demandeur ou son mandataire au Japon. Cette personne se chargera de vous l’envoyer à votre domicile. Vous n’aurez plus qu’à l‘ajouter à vos documents et le déposer le tout à votre ambassade ou consulat.

 

 

Aides Financières

Avant d'entamer toutes démarches, rendez-vous aux Relations Internationales de votre Faculté (pour SFA : prendre contact avec Micheline PAIN).

 

Bourse de la découverte du Conseil Régional Poitou-Charentes pour les stages en entreprise à l'étranger :

Elle est valable pour un stage de 2 à 24 semaines. Son montant est de 60€ par semaine pour les non boursiers et de 90€ par semaine pour les boursiers. De plus, 200 à 400€ peuvent être ajoutés selon la destination et le coût de la vie du pays où le stage est effectué, ce qui constitue une aide forfaitaire.

Seul bémol : les étudiants pouvant bénéficier de cette bourse ne doivent pas dépasser les 28 ans.

Afin d'obtenir cette bourse, vous devez faire une demande auprès du Conseil Régional Poitou-Charentes sur l'application suivante : https://teleservices.poitou-charentes.fr

 

Les aides à la mobilité internationales de l'Université de Poitiers :

Elles sont réservées aux étudiants qui effectuent un stage hors Europe, âgés de plus de 28 ans et ne disposant d’aucune autre source de financement. Elles consistent en une participation forfaitaire aux frais de voyage et au coût de la vie, modulée selon ces deux critères.

Dossier à retirer à la Direction des Relations Internationales à partir du mois de février précédant l'année de départ.

 

Certaines villes proposent des bourses pour les stages à l'étranger, renseignez-vous dans vos mairies !

 

 

Infos Pratiques

 

La monnaie du Japon est le Yen Japonnais. Afin de connaitre le taux de change en euro, rendez-vous sur ce site.

 

 

Le Japon a beau être un petit pays, il y a des choses à voir absolument partout.

A Tokyo, vous avez l'embarras du choix : la Tokyo Tower, la Tokyo Sky Tree (il est conseillé de monter au sommet la nuit car la vue est magnifique et on comprends pourquoi cette ville est surnommée « la ville lumière »), la vue nocturne d’Odaiba, le quartier des affaires de Shinjuku, les commerces de Shibuya et sa population jeune et branchée, le parc Yoyogi quand on veut un peu de calme le weekend, Akihabara pour tous les fous de jeux vidéos et de mangas, Ikebukuro pour ceux qui veulent profiter des karaokés, Roppongi pour la vie nocturne, Asakusa pour son magnifique temple, ou encore Meiji Jingu à côté de l’extravagante rue d’Harajuk. Tokyo est une ville immense divisée en quartiers qui ont chacun une ambiance différente. C’est aussi très sympa de se rendre à Yokohama pour la vue nocturne du port, ou visiter les temples à Kamakura (sud de Tokyo) et l’île d’Enoshima.

 

Dans la région du Kansai, la vieille capitale Kyoto est à visiter, remplie de temples et de rues typiques (l’été des gaisha se baladent en ville, elles sont magnifiques). De plus, Nagoya est très connue pour son château, ou Osaka (également connue pour son château).

Il y a également Universal Studio Japan à Osaka pour ceux qui aiment les parcs d’attraction. Osaka est aussi une ville avec toutes les commodités d’une grande ville, c’est-à-dire tous les grandes chaines de magasins pour le shopping. Nara est une ville connue pour les cerfs qui se baladent partout dans la ville, en liberté.

Au sud de Kyoto, il y a un parc où les singes vivent en liberté. La ville de Kobe est connue pour sa nourriture (qui ne connait pas le bœuf de Kobe ?) et sa situation géographique est idéale, entre la mer et les montagnes.

 

Enfin, aller à Okinawa, une île paradisiaque, peut être très agréable. Se rendre à Hiroshima pour observer les vestiges de la bombe nucléaire et la reconstruction de la ville,

Enfin, se rendre sur Hokkaido (l’île la plus au nord) afin d'admirer la campagne japonaise dans toute sa splendeur.

 

 

Si vous vous rendez dans les campagnes, il faut absolument faire le vaccin contre l’hépatite japonaise. Mais dans les villes (il n’y a quasiment que des villes de toutes les façons), vous êtes tranquilles.

 

 

De plus, Il faut acheter un adaptateur sans la prise de terre ! Les Japonais ont beau être en avance en matière de technologie, la prise de terre n’est quasiment jamais utilisée ici. Donc si vous voulez pas vous faire avoir, pensez à un prendre un sans la prise de terre.

 

 

Il faut également savoir que le Japon est un pays très touché par les tremblements de terre. Il est donc nécessaire de se renseigner pour connaître les gestes d’urgence de protection et les démarches en cas de tsunami (on sait jamais, beaucoup de villes, dont Tokyo ou encore Kobe, sont à côté de la mer).

La Golden Week, lors de la première semaine de mai, est férié pour tout le Japon.

 

 

Témoignages

 

Nous n'avons pas encore de témoignage pour le Japon, mais si vous êtes partis en stage dans ce pays, n'hésitez pas à nous contacter !